پایگاه خبری تحلیلی ایراسین _ محمد رضایی فرد: ظهور ۳ انقلاب صنعتی در تاریخ صنعت جهان، نحوه فعالیت صنایع و کسبوکارهای وابسته به آنها را به کلی دگرگون کرد. ظهور انقلاب صنعتی سوم و عصر اطلاعات نیاز منجر به ایجاد مفهوم جدیدی به نام «روابط عمومی» شد که امروزه نقش آن در مدیریت اثربخش و توسعه صنایع و کسبوکارهای کوچک و بزرگ انکار ناپذیر است. به دلیل همین نقش مهم و استراتژیک روابط عمومیها است که به آن لقب هنر هشتم داده شده است. وظایف روابط عمومی از یک اطلاعرسانی ساده تا اجرای کمپینهای تبلیغاتی، برندینگ و حضور گسترده رسانهای سازمان را شامل میشود. به بیان دیگر حیطه وظایف روابط عمومیها به قدری گسترده است که بسیاری از متخصصان این حوزه معتقدند باید در هر واحد سازمانی، یک روابط عمومی وجود داشته باشد! روابط عمومی در واقع پلی میان همه مخاطبان و ذینفعان سازمانی است و به همین دلیل میتواند مشاوری استراتژیک برای مدیرعامل و سایر مدیران ارشد سازمان محسوب میشود. فواید وجود یک روابط عمومی حرفهای و فعال به اینجا ختم نمیشود. به دلیل همین اهمیت بالای روابط عمومی، به گفتوگو با مهرداد طهماسبی، مدیر روابط عمومی شرکت بینالمللی مهندسی سیستمها و اتوماسیون ایریسا، و صنم شریعتی، مدیر روابط عمومی شرکت پشتیبانی و توسعه فناوری و نوآوری فولاد مبارکه، دو تن از مدیران روابط عمومی شرکتهای فعال در عرصه صنعت کشور نشستیم که مشروح آن را در ادامه میخوانید:
جایگاه روابط عمومیها در عصر اطلاعات بسیار مورد تاکید قرار گرفته است و همواره از مدیر این بخش به عنوان مشاور مدیرعامل سازمان یاد میشود. از آنجا که مدیریت اثربخش سازمان هدف غایی رهبری سازمانها است، روابط عمومیها چه نقشی در مدیریت اثربخش سازمان ایفا میکند؟
طهماسبی: نقش روابط عمومی به واسطه اثرگذاریاش در تمام بخشهای بوم کسب و کار شرکت همانند ایجاد ارزش پیشنهادی، جریانهای درآمدی و ارتباط با مشتریان، نقشی استراتژیک است. روابط عمومی امکان جریان سازی و فرهنگسازی در درون و بیرون سازمان دارد؛ همه بدنه سازمان به نوعی درگیر حوزه روابط عمومی هستند، تمامی شرکتها استراتژی خاص خودشان تدوین و توسط مدیران ابلاغ میشود اما جایی که قرار است این استراتژی را در سازمان نهادینه و جاری کند و به صورت کامل همه بخش ها از نقش و فعالیت آگاه و چشم اندازی روشن از آینده سازمان خود پیدا کنند و با آن همراه شوند روابط عمومی است.
روابط عمومی باید همه اتفاقات سازمان را به صورت دقیق و شفاف انتقال و اطلاع رسانی کند و فردی در سازمان و یا خارج از سازمان از ذی نفعان نباشد که چیزی را نداند. در حوزه اطلاع رسانی اتفاقات زیادی رخ میدهد و اگر روابط عمومی در زمان طلایی برای اطلاع رسانی ورود نکند دیگران با استفاده از ظرفیتهای دیگری که موجود است اطلاعات مورد نیاز را کسب میکند.
روابط عمومی باید در زمان مناسب اطلاع رسانی کند بسیار اهمیت دارد و در این موضوع سرعت انتقال اطلاعات نیز بسیار مهم است.
روابط عمومی همانطور که اطلاعات را مخابره میکند بازخورد نیز دریافت میکند در سازمانها روابط عمومی با لایه مشتریان، پرسنل و ... ارتباط دارد، بازخورد گرفتن و پایش کردن صحبتها نقش پررنگی دارد و در نهایت می تواند در قالب گزارشی در اختیار مدیرعامل قرار گیرد تا تصمیم گیری درستی در زمینه استراتژیها و دستورالعملها اتخاذ شود، قسمت بازخورد گرفتن هم مهم است، نقاط بهبود را پیدا کنیم، اگر خطایی اتفاق افتاده آن را اصلاح کنیم تا رهسپار تعالی شویم و این اتفاق توسط روابط عمومی ممکن است.
شریعتی: روابط عمومی یک حرفه بسیار تاثیرگذار در تمامی کسب و کارها محسوب میشود. در واقع امروزه و با روی کار آمدن دنیای اینترنت ارتباطات نقش بسیار پررنگتری را پیدا کردهاند. اکنون میتوان گفت که دیگر تنها این انسانها نیستند که نیاز دارند با دیگران ارتباط برقرار کنند. بلکه در عصر فعلی حتی شاید بتوان گفت که سازمانها حتی بیشتر از انسانها نیاز دارند که برای رشد و توسعه خودشان با افراد جامعه و دیگر سازمانها ارتباطات هدفمندی را داشته باشند.
عموماً وقتی بخش روابط عمومی یک سازمان بتواند در یک محیط مناسب و ایدهآل فعالیت داشته باشد، این امکان برای سازمان فراهم میشود تا بتواند با مخاطبین هدف خود و دیگر سازمانهایی که میتوانند به توسعه یک سازمان کمک کنند، ارتباطات سازندهای را داشته باشد و در بستر همین ارتباطات به سازمان خود ارزش دهند.
در واقع میتوان گفت که این بخش روابط عمومی یک سازمان است که در نهایت تصویری که مخاطبین هدف آن سازمان قرار است مشاهده کنند را شکل میدهد. برندسازی، تبلیغات بهمنظور معرفی توانمندیهای یک سازمان و انتشار اخبار مثبت و سازنده درباره آن سازمان و در نهایت کاهش تاثیرات تبلیغات منفی روی سازمان از اصلیترین وظایف واحد روابط عمومی یک سازمان است. در کنار آن واحد روابط عمومی باید پیامدهای احتمالی که تصمیمات مختلف مدیریتی میتواند روی اعتبار سازمان داشته باشد را شناسایی کرده و در نهایت با همکاری با بخش مدیریتی به مدیریت درست و کارآمد مشکلات کمک کند. هرچقدر که تصویری که مخاطبین هدف از یک سازمان دارند به شکل بهتری ساخته و پرداخته شود، سازمان نیز مسیر هموارتری را برای دستیابی به اهداف استراتژیک خود و رشد و توسعه خواهد داشت.
ابزارهای روابطعمومیها که بیشترین کارآمدی را برای سازمان دارند چیست؟
طهماسبی: ما هر روز شاهد ظهور و بروز تکنولوژیهای جدید هستیم اما اینکه از کدام یک از ابزارهای ارتباطی استفاده کنیم بستگی به مخاطب ما دارد.
در برخی از موارد ما باید از اطلاع رسانیهای آفلاین و سنتی و در برخی مواقع نیز از ابزارهای آنلاین استفاده کنیم.
در مجموع روابط عمومی باید در سبد فعالیت خود از همه این ابزارها شامل اخبار،گزارشهای مکتوب، سخنرانی، وقایع خاص، موشن و تیزر،ابزار هویت سازمانی و وبسایت استفاده کند، نکنه ای که در مورد استفاده از ابزارهای آفلاین باید توجه داشت این است که امکان ارزیابی درستی را به ما نمیدهد اما در ابزارهای آنلاین امکان ارزیابی در همان ابتدای امر داریم و با این روند میتوان تصمیم سازی کرد، تصمیمات را جهت دهی و یا تغییر داد.
شریعتی: در گذشته سازمانها از روشهای سنتی برای برقراری ارتباط با مخاطبان هدف خود استفاده میکردند اما امروزه روابط عمومی شکل و ظاهر متفاوتتری را به خود گرفته است و در آن از ابزارهای دیجیتال برای ایجاد روابط استفاده میشود.
سازمان میتواند از ابزارهای نوین روابط عمومی برای ایجاد روابط جدید و کاملاً متفاوت از روابط گذشته اقدام کرده و نگرشهای مثبتی را نسبت به سازمان خود به وجود آورد تا در نهایت بتوان آنها را از مشتریان بالقوه به مشتریان بالفعل تبدیل کند.
برخی از این ابزارهای نوین روابط عمومی که در دنیای امروز به خوبی مورد استفاده قرار میگیرند عبارتند از روابط رسانهای، رسانههای اجتماعی، خبرنامهها، بروشور و کاتالوگ، رویدادها که به نقش آنها در ادامه اشاره میکنم.
روابط رسانهای: بخش روابط عمومی میتواند با روزنامهنگاران، اینفلوئنسرها و رسانههای مختلف کشور ارتباطات سازندهای را برقرار کرده و اطلاعات مناسب را به آنها ارائه دهد. بدین ترتیب این رسانهها نیز بهصورت خودجوش از سازمان و توانمندیها آن صحبت میکنند.
رسانههای اجتماعی: در رسانههای اجتماعی شما میتوانید بدون نیاز به یک واسطه به صورت مستقیم با مخاطبین هدف خود در ارتباط باشید. امروزه افراد زمان زیادی را در رسانههای اجتماعی صرف میکنند و این پلتفرمها نقش مهمی را در شناخته شدن یک سازمان ایفا میکنند.
تبلیغات: یکی دیگر از ابزارهای نوین روابط عمومی، تبلیغات است. در تبلیغات برعکس روابط رسانهای، سازمان ملزم به پرداخت هزینهای جزئی است که این ابزار میتوان نقش موثری را در رشد کسبوکار داشته باشد.
خبرنامهها: خبرنامه را میتوان به ۲ صورت چاپی یا ایمیلی ارسال کرد و از طریق آن مشتریان و مخاطبین هدف خود را در جریان تغییرات سازمان و محصولات یا خدمات جدیدی که ارائه میشود قرار داد. خبرنامه میتواند به تقویت برند کمک شایانی نماید.
بروشور و کاتالوگ: یکی دیگر از ابزارهای نوین روابط عمومی بروشور یا کاتالوگ است که اگر به شکلی درست و خلاقانه طراحی شود در نهایت میتواند روی نگرش مخاطبین هدف یک سازمان درباره توانمندیهای آن تاثیرگذار باشد.
رویدادها: رویدادها فرصتی مناسب برای نمایش توانمندیهای یک سازمان به مخاطبین هدف اصلی است. هرچقدر که یک سازمان در رویدادهای تجاری نقش پررنگتری را داشته باشد، به برند شناخته شده و قابل اعتمادتری در میان مخاطبین هدف تبدیل خواهد شد.
حمایت مالی یا مشارکت مالی: در زمینه توسعه فناوریهای نوین و ایجاد نوآوری در یک صنعت عموماً حمایت از کسبوکارهای نوپا میتواند باعث شود که مخاطبان هدف احساس بهتری را درباره مجموعه شما پیدا کنند و برند شما اعتبار بیشتری را در میان مخاطبین پیدا کند. روابط عمومی میتواند از تاکتیکهای موثری در این زمینه استفاده کند.
این ابزارهای نوین روابط عمومی میتوانند باعث شوند که شما در دنیای امروز عملکرد متفاوتتری را در مقایسه با رقیبان خود داشته باشید.
روابط عمومی چگونه میتواند ریسکهای احتمالی تصمیمات مدیران را مدیریت کند؟
طهماسبی: بخشی که با شناخت دقیق از درون و بیرون شرکت، مدیران را برای تصمیم گیریهای مفید و موثر راهنمایی کند و نیاز به این مهم با هدف ایجاد هماهنگی درون و برون سازمانی باعث شد که بخشی با عنوان «روابط عمومی» تشکیل شود.
تصمیماتی که مدیریت اتخاذ میکند بسته به نیاز بازار و فعالیت رقبا است، ما باید قبل از هر گونه تصمیمگیری مشاوره دهیم، قبل از تصمیمات بزرگ باید نظرسنجی انجام شود و با افراد کلیدی سازمان مشورت صورت گیرد.
باید همه ارکان شرکت برای تصمیم گیری درگیر باشند تا بتوان تصمیمات را به خوبی اتخاذ کرد و مخالفتها را به حداقل رساند.
با توجه به نگاه همه جانبه روابط عمومی به موضوعات می تواند بازوی مشورتی قابل اتکایی برای مدیرعامل باشد.
باید توجه داشت که معمولا مدیریت با توجه به نگاه کلان به بازخوردهای جزئی توجهی ندارد و در این شرایط روابط عمومی میتواند اتفاقات آینده ناشی از هر گونه تصمیمی را پیشبینی کند.
شریعتی: من با نظر آقای طهماسبی موافق هستم. یک روابط عمومی موفق و حرفهای میتواند به رصد محیط درونی و بیرونی شرکت، واکنشها به تصمیمات مدیران را تا حد زیادی پیشبینی کند و به مدیران با ارائه گزارشی جامع و کامل، برای اتخاذ تصمیمات مقتضی یاری برساند.
شیوههای انتقال پیام به مرور زمان تغییر یافته است، نقش خلاقیت در بهرهبرداری حداکثری در این زمینه را چگونه ارزیابی میکنید؟
طهماسبی: بررسی خلاقیت و کارایی روابط عمومی و عوامل مؤثر بر آن به عنوان حامی ذینفعان شرکت و وکیل مدافع سازمان نقش بسیار محوری در ایجاد تصویر مطلوب و یا نامطلوب از سازمانها دارد. خلاقیت را شاید بتوان برترین سطح یادگیری بشر، بالاترین توانمندی تفکر و محصول نهایی ذهن و اندیشه انسان دانست. جامعهای که در آن بر اثر نوآوریهای فناوری، ارتباطات و اطلاع رسانی و ارائه خدمات وارد مرحله پیچیدهتری شده است. این نوآوریها باعث ایجاد چالش و فرصتهایی برای سازمانها به ویژه روابط عمومیها در خصوص چگونگی ارتباط با محیط و ایفای نقشهای مؤثر در درون و برون سازمان و بهرهبرداری حداکثری شده است.
شریعتی: امروزه داشتن خلاقیت یکی از اصلهای جدایی ناپذیر برای تمایم بخشهای یک سازمان است و بخش روابط عمومی نه تنها از این قاعده مستثنی نیست بلکه میتوان به جرات گفت که بیش از دیگر بخشها به داشتن تفکر خلاق در انجام وظایف محوله نیاز دارد. یکی از حوزههای فعالیت اصلی روابط عمومی که به بهترین شکل ممکن میتواند نمایانگر جریان داشتن یک تفکر خلاق در مجموعه باشد، بخش رسانهها و چگونگی مدیریت آنها با بهکارگیری صحیح خلاقیت است.
همانطور که تاکنون مشاهده کردهاید، در حال حاضر تمامی سازمانها و کسبوکارهای کوچک و بزرگ به این باور رسیدهاند که برای اینکه بتوانند توسط مخاطبین هدف خود دیده شده و در نهایت توجه آنها را جلب نمایند، نیاز دارند که روی بخش روابط عمومی خود تمرکز بالایی را داشته باشند. همین توجه بالا به بحث روابط عمومی نیز سبب میشود تا سازمانی بتواند به موفقیت دست پیدا کند با استفاده از تفکری خلاقانه میان خودش و دیگر مجموعههای رقیب وجه تمایزی ایجاد کرده باشد.
تفکر خلاق در مدیریت رسانههای یک سازمان کمک میکند تا سازمان مورد بحث بتواند با روشهای جدید و خلاقانهای که تاکنون هیچ مجموعهای به آن فکر نکرده است، مخاطبین هدف را جذب نماید. در واقع در بحث روابط عمومی و مشخصاً مدیریت رسانهها این خلاقیت است که میتواند فاکتور تعیینکننده برای پیروزی یا شکست یک سازمان باشد. اگر بخش روابط عمومی یک سازمان بتواند به خوبی از تفکر خلاق در فعالیتهای خود استفاده کند، میتواند با کمترین بودجه به بهترین دستاوردها رسیده و از رقبای خود پیشی بگیرد.
تا اینجا نقش روابط عمومی در مدیریت موثر سازمان و ابزارهایی که برای این کار در اختیار دارد بیان شد اما جایگاه روابط عمومی در جلب رضایت حداکثری ذینفعان و در نهایت توسعه سازمان کجاست؟
طهماسبی: اگر روابطعمومی با رویکرد مشتریمداری بخواهد منافع جامعه و منافع کارکنان را در کنار منافع سازمان در استراتژیهای سازمان لحاظ کند، ناچار باید از تئوریهای هنجاری روابط عمومی تبعیت کند و تبعاً اعمال این تئوریها به روابطعمومی یک نقش دوسویه و حتی سهسویه میدهد.
با توجیه نقش سه جانبه روابطعمومی در حمایت از منافع سازمان، منافع جامعه و منافع کارکنان، باید یک الگوی سهبُعدی در حوزه مدیریت استراتژیک روابطعمومی مطرح کرد. در نگرش یک سویه روابطعمومی، تاکید بر کمک مدیران روابطعمومی در حوزه تصمیمگیریهای استراتژیک سازمانها در توفیق سازمان است (مانند سایر وظیفههای سازمانها) و روابطعمومی مشتریان را با آنچه شما میخواهید انجام دهید، همراه کند. از جمله استراتژیها یا مدلهایی که این نوع جهانبینیها را توصیه میکند، عبارتند از: استفاده از مطبوعات، رسانههای جمعی و سایر رسانههایی که یکطرفه عمل میکنند.
بهطور کلی در نگرش یکسویه که به قانع کردن و توجیه کردن مخاطب یا افکارعمومی منجر میشود، خواست و تمایلات ذینفعان عمومی مطرح نیست بلکه باید آنها را در ارتباط با منافع سازمان قانع و توجیه کرد. در مقابل، در جهانبینی دوسویه و دو راهه، تبادل اطلاعات و افکار مورد تاکید است و در واقع نوعی گفتمان دوطرفه یا چندطرفه و تاثیرگذاری از هر دو طرف توصیه میشود و این تدبیر بهعنوان مدیریت تعارض نیز مطرح شده است. تحقق اهداف ارتباطی هر شرکتی و نیز شکلگیری تصویر ذهنی آن در نگرش سه سویه مستلزم توجه و پاسخگویی به انتظارات و خواستههای کلیدی مشتریان هدف در راستای منافع مخاطبان و استراتژیهای شرکت است. اولویتبندی فاکتورهای کلیدی موفقیت ارتباطی شرکت ها در ایران و بهکارگیری استراتژی ارتباطی برای پیشبرد اهداف در مسیر خلق ارزش برای رویکرد مشتریمداری استراتژیک در شرکت ها امری اجتنابناپذیر است.
شریعتی: روابط عمومی نقش کلیدی را در برقراری ارتباط موثر و هدفمند میان یک سازمان و مخاطبین اصلی آن ایفا میکند. به طور قطع یکی از اصلیترین مخاطبین هر سازمانی مشتریان آن سازمان است اما به هیچ عنوان نباید از ذی نفعان یک سازمان بهعنوان یکی دیگر از مخاطبین اصلی چشمپوشی کرد. در بحث روابط عمومی باید همواره به نقشی که این بخش از هر سازمان میتواند روی ارزش آفرینی در آن سازمان و دریافت حمایت بیشتر و موثرتر از سمت ذینفعان داشته باشد، توجه ویژه داشت.
در واقع هرچقدر که یک سازمان بتواند در بحث روابط عمومی عملکرد بهتری را داشته باشد و اعتبار بیشتری را برای سازمان به ارمغان بیاورد، شانس بیشتری برای جلب رضایت ذینفعان و دریافت حمایت بیشتر از سمت آنها برای رشد و توسعه خواهد داشت. حتی عملکرد مناسب در برندسازی از سمت روابط عمومی یک مجموعه یا سازمان میتواند در نهایت باعث شود که علاوه بر جلب رضایت حداکثری ذینفعان فعلی، سرمایهگذاران دیگر نیز برای سرمایهگذاری روی یک سازمان و همکاری با آن نیز تمایل نشان دهند.
تمامی این موارد نیز در نهایت باعث میشود که مسیر برای رشد و توسعه یک سازمان هموارتر شود و نه تنها واحد روابط عمومی بلکه تمامی واحدها بتوانند به شکل موثرتری در این مسیر حرکت کنند. به همین دلیل همواره جایگاه روابط عمومی در جلب رضایت حداکثری ذی نفعان که در آخر به توسعه هرچه بهتر سازمان منجر میشود مورد تاکید قرار میگیرد.
روابط عمومی چه نقشی در مدیریت موثر خدمات دارد؟
طهماسبی: چالشی که شرکت های مهندسی در معرفی خدماتشان دارند این است که محصول فیزیکی برای فروش ندارند، دانش و خدمتی را می فروشند که نمود بیرونی ندارد و از این رو بسیار مهم است که چطور این خدمات را برای مخاطب بیرونی ملموس کنند.
شریعتی: یکی از مسائلی که در مدیریت خدمات اهمیت دارد، بازخوردگیری است. روابط عمومیها میتوانند با افزایش تعامل با جامعه هدف بازخوردهای سازنده را به تیم طراحی و ارائه خدمات منتقل کند و از این جهت کیفیت خدمات را بهبود بخشد.
اقناعسازی مشتریان چگونه اتفاق میافتد؟
طهماسبی: روابط عمومی میتواند با ابزارهایی و تبلیغات ATL،BTL و TTl که در اختیار دارد مشتریان را در گرفتن تصمیم گیری کمک کند. در مسیر اقناع سازی مشتریان باید از ابزار خلاقیت بهره برد و متمایز از اقدامات رقبا فعالیت کرد، نباید راههای اشتباه دیگران را دوباره تکرار کنیم و اقدامات شرکتهای بزرگ را به عنوان الگو در دستور کار قرار دهیم، متاسفانه سالهاست درگیر الگوبرداری و تقلید از شرکتهای بزرگ هستیم و این در حالی است که به شکست منتهی خواهد شد چرا که عاری از خلاقیت است.
شریعتی: با آقای طهماسبی هم نظر هستم. اقناعسازی ارتباط تنگاتنگی با تولید محتوا دارد. مخاطبان ممکن است به مسائل مختلفی درباره شرکت برخورد کنند. این وظیفه روابط عمومی است که با انتشار اخبار یا به طور کل محتواهای اثرگذار و غنی از اطلاعات مفید، مخاطبان خود را درباره یک موضوع قانع کند. تولید کلیپ، تهیه اینفوگرافیک، گزارشهای هدفمند، مستندهای متفاوت، مصاحبه با کارشناسان داخل یا خارج از شرکت و استدلال مخاطبان خود را قانع کنند. استفاده از یک مشاور رسانهای حرفهای در این حوزه میتواند بسیار مثمر ثمر باشد.
تفاوت روابط عمومی صنعتی با دیگر روابط عمومیها چیست؟
طهماسبی: جنس کار روابط عمومی صنعتی داشتن مشتری، ذی نفعان و بازار خاص است و نگاههای تخصصیتری نیز در این زمینه بسیار تاثیرگذار است، و تعاملات در سطحی حرفهای با توجه به فرهنگ قالب در صنعت کشور و حوزه های خاص باید تعریف شود.
شریعتی: باید روابط عمومیها در صنایع ادبیات صنعت را یاد بگیرند تا بتوانند محتوای تخصصی تولید کنند و با جامعه هدف متخصص خود ارتباط برقرار کنند. به همین دلیل آموزش در دستور کار شرکت قرار گرفته است و در تلاش هستیم تا این امر برای همه بخش های سازمان محقق شود.
ارسال نظر